【仕事効率化】Gmailは自動振り分け機能を設定して、フォルダではなくラベルで管理する

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Gmailはラベル機能を設定すると管理がしやすい。

gmail

プライベートに加え、ビジネスでもアカウント作成されている人は多いでしょう。

Gmailはフリーのアドレスでありながら信頼性もあるので、会社のアドレスとして導入している企業も多数存在します。

ビジネスで使っている人にとって、メール処理の速度は重要です。

メール確認の時間短縮や、最終的な目的のメール返信まで、仕事を効率良くする為にラベルの設定をして、自動振り分け機能を使うことをおすすめします。

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Gmailで自動振り分け機能を使うには「ラベル」を設定する。

まずGmailはOutlookなどのメールソフトと違い、「フォルダ」が存在しません。

それでは何をもって自動振り分けを行うのか、それは「ラベル」を設定することです。

受信したメールアドレスに任意の「ラベル」を付けることによって、メールごとの管理がしやすくなります。

前提として注意点

受信したメールは「受信トレイ」に入っていると思います。

実はこの「受信トレイ」自体がそもそもラベルです。

これから自動振り分けの設定を行いますが、「受信トレイ」以外のラベルを「追加する」と考えてもらう方がわかりやすいかもしれません。

google

新しくラベルを作成する方法

受信したメールを開く

受信したメールを開き、画像のようにクリックします。

すると、このようなウインドウが開かれるので、画像に従いクリックしてください。

メール例

フィルタを設定する

開かれたウインドウの下部にある「この条件でフィルタを作成」のテキストをクリック。

今回は受信したメールアドレスでフィルタをかけ、自動振り分けを行います。

(他にも細かく設定できるので、その場合は任意で設定を行なってください。)

ウインドウ

ラベルを作成する

画像のようなウインドウが開かれたら、「ラベルを付ける」にチェックを入れ、右の「ラベルを選択」をクリックする。

チェックを入れる

「ラベルを選択」→「新しいラベル」をクリック。

任意のラベル名を入力し、作成。

ラベル作成

フィルタを作成するをクリックし、ラベルの作成は完了。

ラベル作成

作成したラベルにメールの振り分け設定を行う。

振り分けたいメールを開く

ラベル作成と同じ手順で「メールの自動振り分け設定」をクリック。

メール例

フィルタを作成する。

こちらもラベル作成と同じ手順。

ウインドウ

ラベルを設定する。

「ラベルを付ける」にチェックを入れ、右の「ラベルを選択する」をクリック。

すると先程作成したラベル名が表示されているのでそのラベルを選択する。

チェックを入れる

「フィルタを作成」の横にある「○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れる。

ラベル作成

振り分け完了

これで振り分けは完了。

以降に受信したメールは、設定したフィルタの内容に従ってラベルが付けられ、Gmailメインメニュー左、受信トレイ下のラベルに振り分けられます。

まとめ

冒頭の前提の注意点でも書きましたが、「受信トレイ」自体がラベルなので、Outlookなどと違い、「受信トレイ」のメールはそのまま残ります。

「ラベル」と「フォルダ」は違います。

「受信トレイ」は全てのメール「ラベル」は「フィルタにかけられたメール」が表示されます。

つまりどちらでも閲覧可能ということです。

また「受信トレイ」にメールが残ってるのが気持ち悪いという方は、ドラッグ&ドロップで「ラベル」に移動することもできます。

つまり、「受信トレイ」のラベルを外す、ということです。

そうすることにより、「ラベル」のみで、そのメールが閲覧できるようになります。

一般的なメールソフトとは勝手が違うので戸惑うかもしれませんが、「ラベル」機能は使いやすいです。

過去のメールを見直す場合など、目的のメールへの近道になる機能なので、ぜひ使いこなして時間短縮を図りましょう。

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